GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTOS
1.- OBJETIVO
Definir normas, responsabilidades y pasos a seguir en las actividades correspondientes a la gestión de la Biblioteca, con el fin de adquirir y desarrollar un acervo bibliográfico equilibrado en diversas presentaciones (Libros, revistas, artículos, periódicos, enciclopedias, CD Room, y otros medios electrónicos.) para apoyar y fortalecer los requerimientos de los programas académicos, del área de investigación y de la comunidad de la Fundación CIDCA en general, como también garantizar la satisfacción de sus necesidades o requerimientos a través de estrategias de cooperación y apoyo académico con otras instituciones educativas con las cuales se tiene convenio.
2.- ALCANCE
Debe aplicarse a todos los procedimientos relacionados con esta área.
3.- DEFINICIÓN
La Biblioteca: Es un Centro de información y gestión de conocimiento cuya labor principal es apoyar a los programas académicos, investigativos y científicos de la institución a través del desarrollo de colecciones bibliográficas altamente especializadas, acceso a bases de datos y de Internet, la aplicación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación en un ambiente interactivo para la comunidad de usuarios.
La Biblioteca cuenta con sitios de información donde el usuario puede realizar la búsqueda del material que requiera.
Base de Datos: Actualmente la Institución cuenta con un sistema y una base de datos sólida, donde se puede realizar una consulta especializada o en general de cualquier tema que se localice y custodie dentro del material bibliográfico adquirido por la Institución.
Nuevas adquisiciones: Cada vez que ingresa un nuevo material a la Biblioteca se publica en la cartelera asignada.
Material Bibliográfico: Material (escrito o en medio magnético) cuya función principal es apoyar y complementar la labor académica ofrecida por la Institución a través de su servicio educativo. La Institución siempre está en búsqueda de mejoramiento continuo y el desempeño académico e integral, de los estudiantes activos o egresados, del personal académico y administrativo, impulsando semestralmente la adquisición de material de apoyo que complemente adecuadamente los conocimientos impartidos.
El material bibliográfico de la Institución está compuesto por:
Libros.
Revistas
Enciclopedias
Boletines
Diarios o periódicos.
Otros Documentos de tipo serial
Bases de Datos.
El material bibliográfico se clasifica en:
Colección de Reserva: Es todo aquel material bibliográfico que por su importancia, valor y frecuencia de uso, sólo puede ser consultado en las salas de lectura, restringiéndose así, su préstamo domiciliario.
Colección de Referencia: Es todo aquel material bibliográfico constituido por compendios o compilados estructurados de información impresa o gráfica tales como: Enciclopedias, Manuales, Anuarios, Atlas, Diccionarios, Guías, Índices, etc. Este material sólo podrá ser consultado en las salas de lectura, restringiéndose así, su préstamo domiciliario.
Colección General: Es todo aquel material no incluido en las colecciones de reserva, referencia o trabajos de grado. Este material puede ser solicitado para préstamo domiciliario.
Trabajos de Grado: Es aquel documento escrito que elabora un estudiante sobre un tema específico y que se considera como requisito fundamental para optar a un título. Este material sólo podrá ser consultado dentro de las instalaciones de la institución.
Préstamo Interbibliotecario: Es la operación que tiene lugar entre dos bibliotecas, por la cual una de ellas concede a los usuarios de la Fundación CIDCA el permiso para retirar material de otras unidades de información, con las cuales se haya establecido convenio. De igual forma los usuarios de otras instituciones pueden hacer uso de este servicio en la Fundación.
Multa: Sanción de carácter económico que se causa por una falta a las políticas y parámetros formulados por la Institución o por alguno de sus Departamentos, de conformidad con los reglamentos establecidos para cada área.
Daños físicos: Son las mutilaciones y otros daños a los equipos y material bibliográfico, mobiliario e instalaciones que pertenecen a la Biblioteca , dispuestos para los servicios prestados dentro del Sistema de Gestión de Calidad. En el caso de daño de mobiliario e instalaciones el responsable deberá realizar la reparación del daño, o en su caso pagará el material dañado o la reposición del mismo.
Para el caso del material bibliográfico la multa será equivalente a la reposición del mismo material o en su defecto la compra de un material bibliográfico de características similares al dañado, previa autorización del Coordinador de la Biblioteca, quien es el responsable de evaluar técnicamente las condiciones del nuevo material.
Falsificación: Es la acción de alterar la identificación de los materiales de la biblioteca o cualquiera de los documentos de control de préstamo, lo cual acarreará una suspensión de un (1) semestre para el siguiente periodo académico dentro de la Institución.
Sustracción ilícita de Material Bibliográfico: Es el intento de sustracción o la sustracción consumada, intencional o no, de los materiales (Bibliográfico, equipos, suministros, etc.) de la biblioteca, lo cual acarreará una suspensión de un (1) semestre para el siguiente periodo académico dentro de la Institución.
Pérdida del Material: Es el que se presenta cuando al usuario del material bibliográfico prestado en la Biblioteca para el apoyo de las labores académicas realizadas por la Institución le hurtan dicho material. Se establece que el tiempo límite para la reposición del material bibliográfico perdido por parte del usuario es quince (15) días calendario después de reportado el acto. Pasada esta fecha se regirá la reglamentación consignada en el Manual de Convivencia Estudiantil M03.
En caso de no localizar una obra igual, que esté fuera de imprenta o cuya edición esté agotada, el usuario solicitará la autorización para sustituirla con un título diferente del mismo tema o el que la biblioteca asigne, con el mismo valor comercial de la extraviada. De igual manera que en el punto anterior, el Coordinador de la Biblioteca, es el único ente responsable de evaluar técnicamente el material bibliográfico repuesto.
No devolución del Material Bibliográfico: Es el acto de no regresar a la Biblioteca como su nombre lo indica, el material bibliográfico prestado al usuario en el tiempo establecido, de acuerdo a las normas y políticas establecidas para el préstamo de material bibliográfico. El incumplimiento de esta política acarrea al infractor una multa económica, la cual deberá ser cancelada en el Departamento de Tesorería y Cartera.
Atraso en la devolución del Material Bibliográfico: Es la entrega del material después de la fecha de vencimiento del préstamo autorizado por parte de la Biblioteca. Para sancionar dicho acto, se ha establecido:
Los libros de la colección general no devueltos en la fecha señalada, causarán una multa diaria por cada libro a partir del siguiente día de la fecha de vencimiento, no contando días festivos, de acuerdo a la cuota vigente, y variando su valor en caso que el material se tomara sin permiso.
El material de la colección de reserva semestral que no sea devuelto en la fecha y hora señalada causará una multa por documento y sanción.
Faltas de disciplina: Se consideran así los actos de uno o varios estudiantes que, ya sea individual o colectivamente, perturben el orden externo de la Institución; lesionen las normas jurídicas que rigen la vida de la Fundación; quebranten la moral y las buenas costumbres, manchen el buen nombre de la Institución y sus integrantes; falten a la dignidad y respeto debido a los estudiantes, profesores, empleados y funcionarios; causen daño a los bienes o de cualquier otra manera alteren el buen funcionamiento y el pacífico desarrollo de la vida académica. Son faltas de disciplina dentro de la biblioteca:
No conservar el orden y el silencio adecuados.
Fumar en zonas prohibidas.
Introducir alimentos y/o bebidas.
Falta de respeto al personal y/o los usuarios.
Normas de Conducta y Disciplina: Se refiere explícitamente a la conducta que debe seguir el usuario para poder hacer uso del material bibliográfico y espacios disponibles en la Institución, para apoyar las actividades académicas y administrativas, las cuales permiten garantizar su orden y mantenimiento.
Todos los usuarios del servicio deben respetar y acatar las normas y disposiciones establecidas por la Biblioteca, sin excepción.
Entre las normas de conducta y disciplina que deben mantener los usuarios del servicio están:
La biblioteca es un lugar de estudio e investigación, requiere de un ambiente tranquilo, por lo tanto en ella se debe mantener compostura y absoluto silencio.
Todo usuario sin excepción, deberá identificarse con el carné institucional vigente que lo acredita como tal, al solicitar cualquiera de los servicios de la Biblioteca.
Todo usuario debe prodigar un trato respetuoso y cordial hacia el personal de la Biblioteca.
Dentro de la biblioteca está prohibido fumar, ingerir alimentos o bebidas, hacer uso de aparatos celulares, beepers o cualquier otro objeto que ocasione molestias a los usuarios que en ella se encuentran laborando o haciendo uso de los servicios de la Biblioteca.
Todo usuario está obligado a hacer uso adecuado del material bibliográfico que se le dé en préstamo, a utilizar apropiadamente los muebles y equipos pertenecientes a la Biblioteca y a responder por los daños que ocasione por descuido, mal trato o mala intención.
El Auxiliar de Biblioteca de turno podrá hacer los llamados de atención correspondientes a aquellos usuarios que no observan un comportamiento adecuado dentro de las salas de lectura. Si el usuario persiste en su mal comportamiento, se les suspenderá el servicio inmediatamente.
Es obligación de los usuarios el permitir la inspección de bolsos, morrales, carteras y demás objetos personales ingresados a las salas de lectura, cuando el auxiliar de turno lo estime conveniente o necesario.
Tener una posición cortes y amable en el momento de solicitar el servicio.
Sanciones: Hace referencia a las amonestaciones dispuestas por la Biblioteca para garantizar el adecuado uso y manejo de los recursos dispuestos por la Institución para atender los requerimientos de los usuarios. Estas sanciones se pueden deber a:
- Al uso del carné institucional de otra persona. Se le retendrá la credencial hasta que el propietario se presente a recogerla en la biblioteca.
- Por negarse a mostrar su identificación institucional en el momento que se le requiera.
- Por rehusarse a mostrar sus pertenencias para su revisión a la salida de la biblioteca.
d) Por perturbar la tranquilidad y el orden.
e) Por fumar o ingerir alimentos dentro de la biblioteca.
f) Por encontrársele material no autorizado en el momento de salir.
g) Por retener material de reserva o colección general (aún pagando la multa) a pesar de habérsele requerido por ser necesario para otros usuarios.
h) Encontrarle dañando y/o mutilando, en forma deliberada las obras, colecciones, mobiliario y/o equipo de la biblioteca, obligándosele además a cubrir el costo por la reparación o reposición de los mismos.
i) La falsificación de documentos con el fin de acceder a los servicios de la Biblioteca.
j) Demora en la entrega de los materiales recibidos en préstamo.
k) Incumplimiento de las condiciones del servicio de préstamo interbibliotecario.
l) Utilización del servicio de Internet para consultas no académicas.
m) Faltar al respeto a los funcionarios de la Biblioteca u otros usuarios.
n) Las demás estipuladas en el Manual de Convivencia Estudiantil M03.
Ficha de Préstamo de Material Bibliográfico: Es un Formato donde se registra como su nombre lo indica, la solicitud de préstamo por parte de los usuarios del material bibliográfico dispuesto por la Institución para el apoyo de sus labores académicas y administrativas.
Se considera dentro de la categoría de usuarios a los estudiantes, docentes, egresados, el personal que pertenece a Institución, y aquellos que pertenezcan a cualquier institución con la cual se haya establecido convenio, los cuales deben cumplir con las disposiciones y políticas fijadas por la Biblioteca.
Carné Institucional: Es un documento institucional de carácter intransferible, que sirve para identificar toda persona (Docente, estudiante o empleado) que haga parte de la comunidad académica y administrativa de la Institución.
4.- GENERALIDADES
4.1. DE LA INSTITUCIÒN
La Biblioteca adopta el Régimen Disciplinario del Manual de Convivencia Estudiantil M03, en toda su extensión y además establece el presente procedimiento, que debe ser igualmente observado y acatado por todos los usuarios.
El desconocimiento de las normas establecidas por este procedimiento no podrá constituir argumento válido para su incumplimiento
La Biblioteca presta sus servicios en jornada continua, en los días y horas que la Coordinación de la Dependencia lo establezca, de acuerdo con el cronograma de actividades en cada período académico.
La Institución siempre está en búsqueda de mejoramiento continuo e integral de los estudiantes, del personal académico y administrativo que hace parte del Sistema de Gestión de Calidad, impulsando estrategias que permitan complementar y apoyar adecuadamente todos los procedimientos.
La Biblioteca está orientada a proporcionar material bibliográfico en todas aquellas áreas del conocimiento relacionadas con los distintos programas académicos ofrecidos por la institución y que son de interés general o específico de sus usuarios. Si ellos no pueden ser cubiertos por medio del material bibliográfico adquirido, la Biblioteca impulsará los convenios establecidos con otras instituciones educativas, como estrategia de apoyo.
4.2. DEL ESTUDIANTE O USUARIO
Preservar, cuidar y mantener en buen estado el material de enseñanza, instalaciones, enseres, equipos, dotación y bienes de la Institución brindándoles un adecuado uso.
5.- ELEMENTOS A UTILIZAR
Computador
Papelería
Material bibliográfico
6.- RESPONSABILIDAD
6.1.- DE LA INSTITUCIÓN
Todo documento que soporte las actividades realizadas en la Biblioteca, debe estar diligenciado a tinta (en original) y no presentar tachones, borrones, enmendaduras o similares, que alteren o creen incertidumbre respecto a la veracidad de la información, además se debe diligenciar en su totalidad las casillas correspondientes a cada ítem.
La Biblioteca es la responsable de mantener actualizada la información correspondiente a las normas que regulan los procesos de catalogación y clasificación del material bibliográfico dispuesto por la Institución, para el apoyo de las labores académicas y formativas realizadas dentro del servicio educativo brindado.
Es responsabilidad de la Biblioteca establecer y actualizar los convenios de préstamo interbibliotecario establecidos con otras entidades educativas públicas o privadas.
La Biblioteca es el responsable de coordinar y realizar los trámites correspondientes del proceso de préstamo interbibliotecario para su adecuado funcionamiento, de acuerdo a los parámetros y políticas establecidas por las Instituciones (CIDCA y entidad Prestataria) en el convenio celebrado.
La Biblioteca es el responsable de definir las políticas de organización interna, servicios, selección y adquisiciones del material bibliográfico de la biblioteca y convenios.
Cada uno de los integrantes de la Biblioteca es responsable de los recursos asignados por la institución para el adecuado desarrollo de las actividades inherentes a él. El Coordinador de la Biblioteca debe promover la óptima utilización de los recursos con el fin de garantizar altos niveles de productividad acordes con las políticas Institucionales.
6.2.- AUXILIAR DE BIBLIOTECA
Recolectar la Información pertinente a los servicios ofrecidos por la Biblioteca, cuyo soporte se encuentra en la Base de Datos y en las fichas de préstamo de material Bibliográfico.
Clasificar la información de acuerdo a los indicadores formulados en la Biblioteca, para el análisis respectivo de su gestión (Tipo de Usuario, carrera, tipo de material bibliográfico, sede, etc.).
Archivar correctamente, de acuerdo con las políticas y parámetros fijados por la institución, los formatos y soportes derivados del proceso.
6.3.- COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA
Gestionar la adquisición, conservación e incremento de los fondos de la biblioteca.
Elaborar el Plan Anual de trabajo de la Biblioteca, presentando informes mensuales de su gestión, a los entes correspondientes.
6.4.- DEL ESTUDIANTE
Presentar el Carné Institucional actualizado en el momento de realizar el préstamo del material bibliográfico solicitado.
Respetar las normas y parámetros dispuestos para el uso y manejo del material bibliográfico brindado por la Institución para el apoyo de las actividades académicas y administrativas.
Revisar que el material bibliográfico entregado por parte del auxiliar de turno, esté en correcto estado, e informar en caso de ser necesario, al auxiliar cualquier irregularidad que se presente.
Entregar el material bibliográfico en la Biblioteca en el horario establecido de servicio, conforme a los parámetros y políticas establecidas para el mismo.
La permanencia en la sala de lectura debe realizarse respetando las prioridades de atención que asigne el responsable de la biblioteca y deberán guardar debida compostura.
En la Sala de Consulta no podrán utilizarse: grabadoras, radios, teléfonos celulares y otros elementos que perturben el silencio necesario para la concentración de la lectura y el estudio. Tampoco se permitirá hablar en voz alta, jugar, comer, discutir o incurrir en actos que distraigan la concentración de los usuarios.
7.- DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
7.1.- PROCESAMIENTO TÉCNICO DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
El material bibliográfico entregado por el Departamento de Compras y Suministros debe corresponder al material aprobado mediante el Comité de Compras y estar en perfecto estado físico.
El Coordinador de la Biblioteca es el responsable de la catalogación de los nuevos títulos o adquisiciones, conforme a los estándares establecidos.
En el caso de la catalogación de un libro se debe tener en cuenta aspectos como la editorial, año y edición, lo cual permite identificar claramente un libro. Si existe otro libro con iguales características el número de catalogación será el mismo pero lo que se modifica es el número de ejemplar.
La actualización del material de consulta se realiza semestralmente, de igual manera se debe digitalizar y publicar las portadas de las nuevas adquisiciones, con el fin de darlas a conocer a la comunidad en general.
En el caso de las donaciones y material de tesis el proceso, ingresa a la Biblioteca directamente, mientras que las tesis son remitidas semestralmente por cada Decanatura, con la respectiva remisión de documentos.
7.2.- MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
La asignación anual del presupuesto para la adquisición de material bibliográfico está conforme a las disposiciones establecidas por los entes reguladores creados por el Gobierno Nacional y a las políticas y parámetros formulados por la Institución.
La Biblioteca está orientada a proporcionar el material bibliográfico, para todas las áreas del conocimiento de los distintos programas académicos ofrecidos por la institución. Para ello envía a cada Decanatura el Formato GACA P09 F07 “Compra de libros”, con el fin de conocer las necesidades de cada facultad y proceder a presentar ante el Comité de Compras, los requerimientos formulados.
La Biblioteca promueve y difunde la disposición del material bibliográfico y demás servicios dispuestos por la biblioteca, a través de los medios dispuestos por la Institución.
7.3.- PRESTAMO MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Los usuarios de la Biblioteca, tienen derecho a usar dos (2) libros de consulta de diferente título y dos (2) revistas con el mismo documento de identificación.
El préstamo externo se realiza para material bibliográfico de colección general, con un plazo máximo de tres (3) días.
El préstamo podrá ser renovado por una sola ocasión siempre y cuando se respete la fecha de vencimiento previamente establecida y si las condiciones de la demanda lo permiten.
El usuario puede renovar el préstamo de material bibliográfico a través de correo electrónico, mediante llamada telefónica o personalmente.
Los préstamos del material no son transferibles; el usuario que solicita el préstamo se hace responsable de regresar los libros a tiempo y en buen estado.
Los usuarios que incumplieran la normativa de préstamo, están sujetos a las multas o sanciones de acuerdo a lo especificado para estos casos.
En caso de no tener una búsqueda efectiva, el usuario puede dirigirse a los auxiliares de biblioteca, para que ellos les colaboren con ella.
Todo el material bibliográfico existente en las colecciones del Sistema de Biblioteca podrá ser consultado en sala.
Las salas de estudios estarán destinadas para que los estudiantes puedan estudiar o trabajar en grupos, excluyendo los trabajos manuales.
El servicio de reserva permite programar el acceso de los usuarios al material bibliográfico que está sometido a una alta demanda.
Todo usuario tiene derecho a hacer reserva del material que se encuentra en préstamo y deberá retirarlo en la fecha en que se le indique, de lo contrario, perderá la reserva.
Los usuarios podrán reservar hasta con una semana de anticipación aquel material bibliográfico factible de ser prestado fuera de Biblioteca y que tiene una alta demanda. Sin embargo, cada Biblioteca dará preferencia a los estudiantes de las carreras de su especialidad.
Los usuarios no podrán reservar dos (2) copias o ediciones diferentes de un mismo título en forma simultánea.
El material bibliográfico reservado, podrá ser retirado por el usuario hasta una hora antes de la hora de cierre de la biblioteca respectiva. Una vez transcurrido este horario, la reserva se da por anulada y el material bibliográfico quedará disponible para el primer usuario que lo solicite.
Todo usuario que requiera para consulta o préstamo, algún documento que haga parte del material bibliográfico de la Biblioteca, deberá tener en cuenta el siguiente procedimiento:
- Consultar la base de datos bibliográfica correspondiente.
- Diligenciar claramente el Formato GACA P09 F01 “Solicitud de Préstamo”.
- Presentar al Auxiliar de Biblioteca el carné que lo acredita como usuario y entregar la ficha de solicitud.
- Recibir y revisar cuidadosamente el estado del material solicitado en préstamo.
- En caso de préstamo domiciliario, verificar la fecha de entrega del material recibido.
Los requisitos para el préstamo son:
- Presentar carné actualizado.
- Estar a paz y salvo con la biblioteca.
- No poseer material vencido.
- No estar sancionado disciplinariamente.
El usuario que reciba un documento para consulta en sala de lectura deberá presentar el carnet al funcionario de turno y una vez verifique que se encuentra matriculado y reúne los demás requisitos para el préstamo le devolverá el carnet.
El préstamo de material de reserva es autorizado únicamente por la Coordinación de la Biblioteca.
Los trabajos de Grado sólo se prestan para consulta interna, por ningún motivo se puede realizar el fotocopiado de dicho material.
El usuario que permita el uso de su carné por un tercero, se hará acreedor a la suspensión del servicio que se solicitó fraudulentamente, por un período de ocho (8) días calendario. En caso de reincidencia, el servicio se le suspenderá por un período de un (1) mes. Si llegare a cometer la falta por tercera vez, el servicio se le suspenderá durante el resto del semestre lectivo y se procederá a aplicar el Régimen Disciplinario del Manual de Convivencia Estudiantil M03.
El usuario que requiera solicitar en préstamo un material bibliográfico, debe diligenciar correctamente el Formato GACA P09 F01 “Solicitud Préstamo Biblioteca”, con el fin de garantizar una búsqueda eficiente.
7.4.- SERVICIO INTERBIBLIOTECARIO
El servicio puede ser solicitado por cualquier usuario interno de la Institución, cuyo carné institucional esté activo, el cual permite la consulta en aquellas instituciones con las cuales se celebre un convenio de préstamo de material bibliográfico, acogiéndose a los parámetros y políticas establecidas al respecto, para ello diligencia el Formato GACA P09 F08 “Solicitud de préstamo interbibliotecario”
Los libros o material solicitados en préstamo interbibliotecario a otras instituciones deben ser retirados directamente por el usuario en la institución correspondiente y allí mismo deben ser devueltos en la fecha que dicha institución indique. Para ello se diligencia el Formato GACA P09 F09 “Servicio Préstamo Interbibliotecario”
El usuario deberá acreditar la devolución del material en la biblioteca de la Institución, presentando el Formato GACA P09 F09 “Servicio Préstamo Interbibliotecario”, debidamente firmado por la biblioteca prestataria.
Carta de Autorización de Consulta Interbibliotecaria en sala: Es un documento institucional, en el cual se registra la información de la autorización por parte de la Coordinación de la Biblioteca al usuario que solicite el servicio. La carta de autorización de consulta interbibliotecaria en sala, solo es avalada por el Coordinador de la Biblioteca y se diligencia en el Formato GACA P09 F10 “Carta de autorización consulta interbibliotecaria en sala”
Control de Autorización de Préstamo Interbibliotecario: En este formato se registra la información de los usuarios que solicitan la autorización de préstamo interbibliotecario, diligenciando el Formato GACA P09 F11 “Control préstamos interbibliotecarios”.
La carta de autorización de consulta interbibliotecaria se debe solicitar con un (1) día de anticipación a la fecha de visita.
La carta de autorización de consulta interbibliotecaria tiene una vigencia de tres (3) días hábiles para su reclamación, pasado este tiempo la carta se cancelará. De igual manera, si la visita no se realiza en la fecha establecida por el solicitante, la carta de autorización de consulta interbibliotecaria tiene una vigencia de cinco (5) días hábiles de validez.
Al solicitar un libro por préstamo interbibliotecario, el usuario acepta cumplir tanto las políticas internas de la Biblioteca, como los reglamentos de la biblioteca prestataria.
Los préstamos no son transferibles. El usuario que solicitó el préstamo, se hace responsable de devolver los libros a tiempo y en buen estado.
No podrán acceder a este tipo especial de préstamo aquellos usuarios que se encuentren suspendidos por morosidad en la devolución del material bibliográfico.
Se facilitará material bibliográfico, sólo a aquellos usuarios externos que presenten solicitud debidamente avalada por la firma responsable de la institución con la que la Biblioteca haya establecido previamente el Convenio.
No son objeto de préstamo interbibliotecario las obras de referencia, ejemplares de reserva, periódicos y materiales audiovisuales, que pertenezcan a la Institución y que estén custodiados en la Biblioteca.
El usuario del servicio en lo posible debe entregar a la Biblioteca copia de la carta de autorización de consulta interbibliotecaria con sello de devuelto, colocado por la institución prestataria, con el fin de comprobar su correcta utilización.
El incumplimiento por parte del usuario, de las normas que rigen el servicio de préstamo interbibliotecario, le acarreará sanciones que se impondrán de acuerdo con lo establecido en el Manual de Convivencia Estudiantil M03.
Si un usuario comete una falta a las normas que rigen el préstamo interbibliotecario, se le suspenderán, automáticamente, los servicios de la Biblioteca durante un (1) mes, sin que esto le exima de las sanciones disciplinarias contempladas en el Manual de Convivencia Estudiantil M03.
7.5.- ESTADÍSTICAS
La Biblioteca es el responsable de establecer metas e indicadores con relación a su gestión, que permitan dar respuesta a los entes estatales que administran la educación.
la Biblioteca , diariamente diligencia el Formato GACA P09 F05 “Control Estadístico Diario de Usuarios por Ficha de Préstamo”, con el fin de establecer cuáles autores y títulos son los más consultados, como también que Facultades consultan más la Biblioteca .
Cada mes la Biblioteca entrega un informe estadístico de la gestión y servicios brindados, de acuerdo a los parámetros y políticas establecidas por la Fundación CIDCA y los Entes Reguladores como el ICFES. Para ello diligencia el Formato GACA P09 F04 “Control Estadístico Mensual por Fichas de Préstamo”
La formulación de Indicadores debe dar respuesta a interrogantes como: Número de usuarios de consulta por cada tipo de material, carrera, área de conocimiento, usuarios, porcentaje de cubrimiento, datos de nuevas adquisiciones y libros desactualizados.
Semestralmente la Biblioteca remitirá copia del Informe de Estadísticas a la Rectoría, con el fin de mantener soportada y actualizada la información solicitada por los Entes Reguladores como el ICFES.
7.6.- MULTAS
Las multas permiten que la Biblioteca establezca mecanismos de control para salvaguardar el material bibliográfico adquirido, mediante la formulación de sanciones de carácter económico causadas por el uso no adecuado, la pérdida o daño de los recursos, por el incumplimiento en los compromisos adquiridos y por la falta a las normas fijadas por la Institución. Para ello, diligencia el Formato GACA P09 F03 “Liquidación de Multas”
El único documento, avalado por la Institución, que sirve como soporte para la cancelación de cualquier sanción económica es el estipulado en el Formato GAF P04 F01 “Recibo de Caja”, generado en el Departamento de Tesorería y Cartera.
El máximo plazo establecido por la Institución para la reposición del Material Bibliográfico extraviado, por parte del usuario de los Servicios prestados en la Biblioteca , es de quince (15) días, contados a partir del reporte de pérdida. Si después de pasado este plazo no se ha realizado la reposición del material bibliográfico, se aplicará al infractor lo determinado en el Manual de Convivencia Estudiantil M03.
La Biblioteca presta sus servicios en jornada continua, en los días y horas que el Coordinador de la Biblioteca lo establezca, de acuerdo con el cronograma de actividades en cada período académico.
El estudio de asignación del valor económico de las multas y sanciones fijadas por la Biblioteca lo realiza la Coordinación de dicha Biblioteca en conjunto con el Comité Bibliotecario, quien es el responsable de analizar de acuerdo a la sanción, la cuantificación pecuniaria respectiva.
La cancelación de la multa se registra en la Biblioteca, previa presentación del Recibo de Caja GAF P04 F01, expedido por el Departamento de Tesorería y Cartera y la confirmación por parte del auxiliar del Departamento, que la documentación cumple con las disposiciones implantadas. El auxiliar entregará el carné respectivo y un Paz y Salvo, y efectuará el registro correspondiente.
El estudiante que no se encuentre a Paz y Salvo con la Biblioteca al momento de diligenciar su matrícula financiera o académica, se le suspenderá dicho trámite hasta tanto no haya solucionado su situación. Esto no le exime de asumir la responsabilidad que le compete de dar cumplimiento a las fechas y plazos establecidos por la Institución para el trámite de matriculas.
La Coordinación de la Biblioteca es la responsable de imponer o suspender las sanciones contempladas en el presente procedimiento o solicitar al Comité Académico, la aplicación de aquellas que están contempladas en el Manual de Convivencia Estudiantil M03.
La Coordinación de la Biblioteca, semestralmente envía al Departamento de Tesorería y Cartera el Formato GACA P09 F06 “Relación Multas Pendiente por Pago”, con el fin de que este Departamento no permita la matrícula del estudiante hasta tanto no legalice su situación en la Biblioteca.
De acuerdo a la solicitud de otras instituciones, la Coordinación de la Biblioteca, diligencia del formato “GACA P09 F12 Certificado de paz y salvo de la Biblioteca”.
8.- ANEXOS Y REGISTROS
- Formato GACA P09 F01 “Solicitud de préstamo ”
- Formato GACA P09 F03 “Liquidación de multas”
- Formato GACA P09 F04 “Control estadístico mensual por fichas de préstamo”
- Formato GACA P09 F05 “Control estadístico diario de usuarios por ficha de préstamo”
- Formato GACA P09 F06 “Relación multas pendientes por pago”
- Formato GACA P09 F07 “Compra de libros”
- Formato GAF P04 F01 “Recibo de caja”
- Formato GACA P09 F08 “Solicitud de préstamo interbibliotecario”
- Formato GACA P09 F09 “Servicio préstamo interbibliotecario”
- Formato GACA P09 F10 “Carta de autorización consulta interbibliotecaria en sala”
- Formato GACA P09 F11 “Control préstamos interbibliotecarios”.
- Formato GACA P09 F12 “Paz y salvo Biblioteca”.
|
|
Nombre |
Cargo |
Firma |
Fecha |
|
ELABORÓ |
Sandy Paola Nieto Rueda |
Auxiliar oficina Gestión de Calidad |
|
11/09/2013 |
|
REVISÓ |
Marisol Páez Peña |
Representante de la Dirección |
|
11/09/2013 |
|
REVISÓ |
Héctor José Rodríguez Salgar |
Coordinador Centro de Biblioteca |
|
11/09/2013 |
|
REVISÓ |
Jair Bejarano Duque |
Vicerrector Académico |
|
11/09/2013 |
|
APROBÓ |
Luis Fernando Castro Ramírez |
Rector |
|
16/09/2013 |
